e-Fatura ve e-Arşiv fatura hakkında temel bilgiler

Kartla ödeme almaya başlayan bir işletmenin kısa süre içinde karşılaştığı ikinci büyük konu belgelendirmedir: Satışın karşılığında ne düzenlenecek? Mağazada yazar kasa fişi, online satışta fatura, kurumsal müşteriye e-Fatura, tüketiciye e-Arşiv... Bu yazıda elektronik belge sisteminin temel kavramlarını, e-Fatura ile e-Arşiv faturanın farkını ve küçük bir işletmenin sisteme nasıl dahil olabileceğini genel hatlarıyla anlatıyoruz.

Bu yazı mali danışmanlık değildir

e-Belge zorunluluklarının tutar eşikleri, sektörel kapsamı ve geçiş tarihleri Vergi Usul Kanunu genel tebliğleriyle belirlenir ve zaman zaman değişir. Burada kavramları açıklıyoruz; kendi yükümlülüğünüzü mali müşavirinizle ve GİB e-Belge portalındaki güncel duyurularla teyit edin.

Neden elektronik belge?

Elektronik fatura, kâğıt faturanın hukuken aynı niteliğe sahip dijital karşılığıdır. Belge belirli bir standart formatta (Türkiye’de UBL-TR) oluşturulur, elektronik olarak imzalanır veya mühürlenir ve Gelir İdaresi altyapısı üzerinden ya da bu altyapıya raporlanarak iletilir. İşletme açısından faydaları şunlardır: baskı, kargo ve arşiv maliyetinin düşmesi, faturanın karşı tarafa anında ulaşması, kayıp riskinin ortadan kalkması ve muhasebe yazılımlarına otomatik aktarım.

Temel e-belge türleri

Belge	Ne için kullanılır?	Kime düzenlenir?
e-Fatura	Mal ve hizmet satışının elektronik faturası	e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara
e-Arşiv Fatura	Mal ve hizmet satışının elektronik faturası	e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (tüketiciler, kayıtlı olmayan işletmeler)
e-İrsaliye	Malın sevkine eşlik eden belgenin elektronik hâli	Kapsamdaki mükellefler arasında
e-Serbest Meslek Makbuzu	Serbest meslek kazancı için makbuz	Serbest meslek erbabının müşterilerine
Yeni nesil ÖKC fişi	Perakende satışın mali fişi	Mağazadaki nihai tüketiciye

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark

İki belge de elektronik faturadır; aralarındaki temel fark alıcının kim olduğudur.

e-Fatura yalnızca iki taraf da e-Fatura sistemine kayıtlıysa düzenlenir. Belge Gelir İdaresi altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine ulaşır. Alıcı, kâğıt bir nüsha almaz.
e-Arşiv fatura, alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse düzenlenir. Belge alıcıya e-posta, SMS veya kâğıt çıktı olarak iletilebilir; düzenleyen taraf ise fatura bilgilerini belirli periyotlarla Gelir İdaresi’ne raporlar.

Pratikte e-Fatura sistemine dahil bir işletme, fatura keseceği her müşterinin sisteme kayıtlı olup olmadığını kontrol eder. Bu kontrol muhasebe veya e-belge yazılımlarında otomatik yapılır: vergi numarası girildiğinde yazılım alıcının kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığına bakar ve belge türünü buna göre seçer.

Ticari fatura ve temel fatura senaryoları

e-Fatura’da iki senaryo vardır. Temel fatura senaryosunda alıcının sistem üzerinden kabul veya red yanıtı verme imkânı yoktur; itirazlar sistem dışında yürütülür. Ticari fatura senaryosunda ise alıcı, faturayı mevzuatta belirtilen süre içinde sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir. Hangi senaryonun kullanılacağını genellikle taraflar ve muhasebe ekipleri belirler.

Kimler e-belge sistemine geçmek zorunda?

e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu temel olarak şu ölçütlere bağlıdır:

Brüt satış hasılatı: Belirli bir yılın hasılatı tebliğde belirlenen tutarı aşan mükellefler, takip eden dönemde sisteme geçmekle yükümlü olur.
İnternet üzerinden satış: Mal veya hizmetini internet üzerinden satan işletmeler için genellikle daha düşük bir hasılat eşiği öngörülür.
Sektör: Bazı sektörler (örneğin belirli lisanslara sahip işletmeler) hasılattan bağımsız olarak kapsama alınabilir.
Gönüllü geçiş: Zorunlu olmasanız da sisteme gönüllü olarak geçebilirsiniz.

Eşik tutarlar enflasyon ve düzenleme değişiklikleri nedeniyle güncellendiği için burada rakam vermiyoruz. Güncel eşikleri e-Belge portalındaki duyurulardan ve Vergi Usul Kanunu genel tebliğlerinden takip edebilirsiniz. Önemli olan, yükümlülük doğduğunda geçiş için tanınan sürenin kısa olabileceğini bilmek ve hazırlığı önceden yapmaktır.

Online satışta e-Arşiv fatura

Sanal POS ile internetten satış yapan bir işletme, nihai tüketiciye kestiği faturayı çoğunlukla e-Arşiv olarak düzenler. İnternet satışlarına ait e-Arşiv faturalarda, standart fatura bilgilerine ek olarak satışın internetten yapıldığını gösteren bilgiler yer alır; örneğin ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı (kargo) bilgisi. Fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir.

E-ticaret siteniz ile e-belge yazılımınız entegre çalışıyorsa, sipariş “ödendi” durumuna geçtiğinde fatura otomatik oluşturulabilir. Bu entegrasyonun nasıl kurulduğu kullandığınız altyapıya bağlıdır; ödeme tarafındaki akışı sanal POS rehberimizde anlattık.

Pratik öneri

Faturayı ödeme onayından sonra, ürün kargoya verilmeden önce oluşturun. Böylece fatura bilgileri kargo paketine eklenebilir ve iade süreçlerinde belge tarafında karışıklık yaşanmaz. İade durumunda nasıl belge düzenleneceğini (iade faturası, gider pusulası vb.) mali müşavirinizle önceden netleştirin.

Sisteme nasıl dahil olunur?

e-Fatura ve e-Arşiv kullanmanın üç temel yolu vardır:

Yöntem	Nasıl çalışır?	Kimin için uygun?
GİB portal	Gelir İdaresi’nin web arayüzünden belgeler elle düzenlenir	Az sayıda fatura kesen küçük işletmeler
Özel entegratör	GİB’den izinli bir firmanın yazılımı üzerinden; muhasebe ve e-ticaret yazılımlarıyla entegrasyon imkânı	Düzenli fatura kesen, otomasyon isteyen işletmeler
Doğrudan entegrasyon	İşletmenin kendi sistemi GİB altyapısına doğrudan bağlanır	Çok yüksek hacimli, güçlü bilgi işlem ekibi olan şirketler

Küçük işletmelerin büyük çoğunluğu için seçim ilk iki seçenek arasındadır. Portal ücretsizdir ancak her faturayı elle girmeyi gerektirir. Özel entegratörler kontör veya paket bazlı ücretlendirme yapar; karşılığında otomatik fatura, toplu işlem, arşiv ve muhasebe entegrasyonu sunar. Günde birkaç faturanın üzerine çıktığınızda entegratör kullanımı zaman açısından genellikle kendini amorti eder.

Başvuru için genellikle gerekenler

Mali mühür (tüzel kişiler için) veya nitelikli elektronik sertifika (gerçek kişi mükellefler için). Bunlar portal ve bazı başvuru adımlarında kimlik doğrulama için kullanılır.
Seçilen yönteme göre başvuru formu ve taahhütname.
Özel entegratör kullanılacaksa entegratörle yapılan sözleşme.

Saklama ve arşiv

Elektronik belgeler de kâğıt belgeler gibi kanunda belirtilen süre boyunca saklanmak zorundadır. Vergi Usul Kanunu’ndaki genel kural, defter ve belgelerin ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl muhafaza edilmesidir. Özel entegratörler genellikle saklama hizmetini de sunar; portal kullanıyorsanız belgelerin bir kopyasını düzenli olarak kendi arşivinize almanız akıllıca olur.

POS, adisyon ve fatura nasıl bir araya gelir?

Küçük bir işletmede belge akışı kabaca şöyle görünür:

Mağazada nihai tüketiciye satış: Yazar kasa POS’tan mali fiş. Cihaz farkları için yazar kasa POS rehberimize bakabilirsiniz.
Mağazada fatura isteyen müşteri: Müşterinin durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura; ÖKC fişi ile fatura ilişkisinin nasıl kurulacağı mevzuatta ayrıca düzenlenmiştir.
Online satış: Sanal POS ile tahsilat ve e-Arşiv (tüketici) veya e-Fatura (kayıtlı işletme).
Linkle ödeme ile satış: Tahsilat ödeme linkiyle, belge yine alıcının durumuna göre. Ayrıntı için linkle ödeme rehberimize bakın.

Tüm bu kanallardaki satışların tek bir kayıtta toplanması, ay sonunda muhasebecinize temiz bir tablo sunmanın en kolay yoludur.

Sık yapılan hatalar

Alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığını kontrol etmeden yanlış belge türü düzenlemek.
Hatalı düzenlenen bir e-Faturayı “silmeye” çalışmak; elektronik belgeler silinmez, mevzuattaki iptal veya itiraz yolları izlenir.
Online satış faturalarında internet satışına özgü bilgileri eksik bırakmak.
Geçiş yükümlülüğü doğduğu hâlde süre sonuna kadar beklemek ve son haftalarda telaşla geçiş yapmak.
Belgelerin yedeğini almamak.

Geçişe hazırlık için adım adım plan

Zorunluluk kapsamına girdiğinizi öğrendiğinizde ya da gönüllü geçişe karar verdiğinizde, aşağıdaki sıra işleri düzenli yürütmenize yardımcı olur:

Fatura hacminizi ölçün: Aylık kaç fatura kestiğinizi, bunların ne kadarının kurumsal, ne kadarının bireysel müşteriye gittiğini çıkarın. Bu rakam, portal mı entegratör mü seçeceğinizi belirler.
Mevcut yazılımlarınızı listeleyin: Muhasebe programı, e-ticaret altyapısı, adisyon veya stok yazılımı. Hangilerinin e-belge entegrasyonu sunduğunu öğrenin.
Mali mühür veya elektronik sertifikayı edinin: Bu adım zaman alabilir; geçişin son haftalarına bırakmayın.
Entegratör tekliflerini karşılaştırın: Kontör fiyatı, yıllık ücret, arşiv süresi, entegrasyon desteği ve müşteri hizmetleri saatlerini tabloya dökün.
Fatura şablonunu hazırlayın: Logonuz, banka bilgileriniz ve standart notlarınız şablonda yer alsın.
Test edin: İlk faturaları kendi firmanıza veya güvendiğiniz bir iş ortağına keserek akışı deneyin.
Müşterilerinizi bilgilendirin: Faturaların artık e-posta veya sistem üzerinden geleceğini, düzenli alıcılarınıza önceden bildirin.

Geçiş tamamlandığında ilk ay faturalarınızı muhasebecinizle birlikte kontrol etmek, ileride düzeltilmesi zor hataların önüne geçer.

Sık sorulan sorular

e-Fatura mükellefi değilsem fatura kesemez miyim?

Kesebilirsiniz. Sisteme dahil olmayan işletmeler kâğıt fatura düzenlemeye devam edebilir. Ancak zorunluluk kapsamına girdiğinizde ya da gönüllü olarak geçtiğinizde elektronik belgeye geçmeniz gerekir.

Müşteri faturayı kâğıt olarak isterse ne yapmalıyım?

e-Arşiv faturada alıcıya kâğıt çıktı verilebilir. e-Fatura ise iki kayıtlı taraf arasında elektronik olarak iletilir; çıktısı bilgi amaçlıdır.

Bir faturayı yanlış kestim, ne yapmalıyım?

e-Arşiv faturalarda belirli süre içinde iptal imkânı bulunur; e-Faturada ise senaryoya göre red, iade faturası veya itiraz yolları vardır. Hangi yolun uygun olduğunu mali müşavirinize danışın.